如今，在雲端處理文件已不再是遙不可及的夢想，恰恰相反。在眾多選擇中，Google文件是使用最廣泛的工具之一。您熟悉Google文件嗎？
如果您不知道它是什麼，或者您還沒有使用它的最大功能，那麼我們將幫助您做到這一點，並發現其中一種可以使用的工具，特別是如果您是經常旅行的人之一或更換計算機，它始終裝有 U 盤、DVD、CD 和外部驅動器。
什麼是 Google 文檔、Google 文檔
Google Docs，也稱為 Google Documents，實際上是一款跨平台工具；它是 Google 提供的一項資源，可在電腦、平板電腦、智慧型手機等裝置上使用。它的設計理念是讓您無需隨身攜帶大量儲存在 USB 隨身碟、行動硬碟等裝置上的文件；文件會儲存在雲端。當然，您也可以輕鬆下載這些文件。
該工具完全兼容不同類型的文件，無論它們是文本文檔、幻燈片、電子表格……實際上，您將使用的程序都是 Office 套件的“克隆”。 最重要的是，它們是免費的。 因此，您將擁有免費版本的 Excel、Word、PowerPoint（並且您將能夠使用這些程序打開您使用其他程序（以及許多其他格式）製作的文檔。
為什麼 Google 文檔對我有用？
想像一下，您必須出差。 您可能會攜帶所有需要的文件，但如果您忘記了其中一份並且沒有人寄給您怎麼辦？ 那你就麻煩了。 另一方面，在雲中擁有文檔，您知道，無論是在您的手機、平板電腦還是您的計算機上，您都可以訪問它們、下載它們、打印它們等。 沒有任何問題。
不僅如此，Google Docs 還具有其他文件所不具備的優勢：多人可以同時即時進行更改，使其成為工作小組或團隊的理想工具。
為此，我們必須補充說，它既具有註釋（添加和閱讀它們），又具有聊天功能，可以與該人聊天，而不必依賴此工具之外的電話或其他聊天（因此所有內容都集中在一個地方）。
編輯也是如此，您可以選擇編輯，但也可以建議，模擬 Word 中的更改控制功能，這樣您就可以在之前看到更改以及批准或刪除它們的選項構成該最終文件的一部分。
如果您認為使用 Google 文件會因為需要連網而比較麻煩，請放心，事實並非如此。即使沒有網路連接，您也可以使用 Google 文檔，只需在 Chrome 瀏覽器中新增 Google 文件離線擴充程序，並在 Google 文件設定中啟用離線選項即可。這樣，您無需聯網，所有文件都會自動上傳，您也無需為此操心。
如何使用 Google 文檔
如果在看過這些之後，您對 Google Docs 感興趣，那麼您應該知道您只需要擁有一個 Google 帳戶即可使用此工具。 一旦您訪問了電子郵件，甚至是從Google主頁訪問電子郵件，它都會為您提供登錄選項。 如果你這樣做了，你會看到它會在你的 gmail 照片上放一個標誌。
接下來，點擊螢幕頂部的九宮格圖示。在那裡你會看到幾個Google應用，包括Google文件。點選“文檔”即可。
請注意，如果您找不到它，請單擊“來自 Google 的更多”按鈕，所有工具都會被列出，儘管它出現在最前面是正常的，因為它被廣泛使用。
登錄後，您將在第一行中顯示開始新文檔。 在那裡，他們將為您提供一些模板，例如簡歷，信函，項目建議書，小冊子，報告……還有創建空白文檔的可能性。
如果您查看模板庫，當您單擊它時，您將訪問現有模板的特定菜單，以備不時之需。
如果你給水平條（左上角，在 logo 和 word 文檔之前），你會看到你可以打開的文檔類型是多種多樣的：文檔（單詞、文本）、電子表格、演示文稿和表單。
您可以導入文件還是只創建在那裡製作的文件？
如果您已經建立了文件並需要將其匯入此工具，請放心，您不會遇到任何問題。您只需導入它們即可。如何操作？我們將為您解釋具體步驟：
看看你的屏幕。 找到右下角的“加號”。 有可能，在屏幕上它不會出現，所以一個技巧是用滾輪上下移動鼠標，這樣屏幕就會發生變化，然後它就會出現。 當您按下時，它將允許您從您的計算機、隨身碟、外部磁盤上傳您想要的文檔……幾分鐘後您就可以使用它了。
如果你關心格式，在大多數情況下你不會有問題，它會和你在工具外創建的一樣； 唯一可能改變的是字體，但格式本身應該保留。
如何與 Google Docs 共享文檔
我們之前解釋過，Google Docs 的優勢之一在於能夠與多人合作編輯文件。但要實現這一點，首先需要共享文件。沒錯，它的操作與其他功能一樣簡單。
為此，您必須單擊右側的按鈕（將鼠標置於 Google 文檔上方）並單擊共享。 您將看到一個顯示“與他人共享”的小屏幕。 在這裡，您有兩個選擇：
- 獲取鏈接以共享文檔。
- 加人來做。 為此，最好使用電子郵件（但請記住，它們必須來自 Google）。
在添加人員的情況下，它允許您授予他們編輯、評論或只是查看的權限。